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Hochschule Ostwestfalen-Lippe

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Benutzerzugang

Neue Mitarbeiter

Zwei Wochen vor Beginn eines neuen Arbeitsverhältnisses werden die Daten über die Schnittstelle an das IDM-System übermittelt. Dieses legt daraufhin den neuen Benutzer an. Es wird ein Benutzername vergeben, ein Initialpasswort festgelegt sowie die Zuordnung zur einer Organisationseinheit, sprich Fachbereich oder zentrale Einrichtung, getroffen. Abhängig von der Organisationseinheit erfolgt die Weiterleitung der Daten an die angeschlossenen System, d.h. auch die Systeme der Fachbereiche erhalten schon die Daten der neuen Mitarbeiter. Natürlich ist dann auch bereits das E-Mail-Postfach funktionsfähig, der Eintrag im Exchange-Adressbuch vorhanden und die Person im CAS-Campus und im ILIAS angelegt. Nach der Datenanlage wird ein Anschreiben mit den Zugangsdaten ausgedruckt und an den neuen Mitarbeiter adressiert. Die Zustellung erfolgt über die Hauspost an das jeweilige Dekanat. Im Idealfall sollte am ersten Arbeitstag das Schreiben am zukünftigen Arbeitsplatz des Mitarbeiters vorliegen.

Der neue Mitarbeiter sollte sich bei Arbeitsbeginn einmal im IDM anmelden und das Initialkennwort auf sein Wunschkennwort ändern.

Beendigung eines Arbeitsverhältnisses

Der Mitarbeiter, dessen Arbeitsverhältnis ausläuft, erhält eine Woche vor Ablauf eine E-Mail mit dem Hinweis auf das Ablaufdatum. Er wird daran erinnert sein Daten ggfs. an einen Nachfolger oder Vertreter zu übergeben. Bei noch nicht ins System eingepflegten Vertragsverlängerungen besteht die Möglichkeit das in der Personalverwaltung nachzuholen. Eine rechtzeitig eingehende Verlängerung setzt natürlich den Ablauf des Kontos außer Kraft.

Mit einer Karenzzeit von 2 Tagen nach Ablauf des Arbeitsvertrages wird das Benutzerkonto und damit auch die Zugänge für alle mit dem Konto verbundenen Systeme, deaktiviert. Wie bisher üblich erfolgt die Löschung der Daten 2 Jahre nach der Deaktivierung.

Wiederaufnahme des Arbeitsverhältnisses nach einer Unterbrechung

Innerhalb von 2 Jahren nach der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses wird bei Wiederbeschäftigung das noch vorhandene, "alte" Benutzerkonto wieder aktiviert. Alle alten Daten stehen damit wieder zur Verfügung.

Ruhestandsregelung für Professoren

Für Professoren, die in den Ruhestand gehen, bleibt das Benutzerkonto weiterhin bestehen. Um ungenutzte Konten ausfindig machen zu können schreibt das S(kim) die Benutzer in regelmäßigen Abständen (in der Regel alle 2 Jahre) an und bitte um eine Bestätigung, ob der Benutzerzugang weiterhin benötigt wird.

Stundentische/ wissenschaftliche Hilfskräfte

Hilfskräfte werden in den IT-Systemen mit Mitarbeiterrechten ausgestattet und bekommen daher unabhängig von ihren studentischen Zugangsdaten einen zusätzlichen Zugang. Damit verbunden ist ein eigenes E-Mail-Postfach, ein eigener ILIAS Benutzer, ein eigner CAS-Campus Mitarbeiter-Zugang usw.

Das Benutzerkonto wird, wie bei Mitarbeitern auch, nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses deaktiviert. Innerhalb von 2 Jahren kann ein bestehendes Benutzerkonto durch einen neuen Arbeitsvertrag wieder reaktiviert werden.

Lehrbeauftragte

Lehrbeauftrage erhalten ebenfalls ein eigenständiges Benutzerkonto. Innerhalb von 2 Jahren nach der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses wird bei Wiederbeschäftigung das noch vorhandene, "alte" Benutzerkonto reaktiviert. Die Einrichtung erfolgt analog zur Einrichtung von Mitarbeiterzugängen. Unterschiede gibt es bei der Deaktivierung der Konten. Da Lehrbeauftrage nach formeller Beendigung des Lehrauftrages häufig noch für die Hochschule tätig sind (z.B. Prüfungen) und der Lehrauftrag häufig nur in jedem 2. Semester erteilt wird, erfolgt die Deaktivierung erst 8 Monate nach der Beendigung des Lehrauftrages. Ein zwischenzeitlich neuer erteilter Auftrag lässt diese Wartezeit erneut beginnen.

Namensänderungen

Ändert sich der Namen des Mitarbeiters z.B. durch eine Heirat muss er dies bei der Personalverwaltung anzeigen. Die geänderten Daten werden automatisch an das IDM-System übermittelt. Auf Wunsch wird für einen gewissen Zeitraum ein zusätzliches E-Mail Alias mit dem alten Namen angelegt.