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Hochschule Ostwestfalen-Lippe

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Sync & Share

Antrag

Wie beantrage ich ein "Sync & Share"-Zugriff?

Dieses Kapitel erläutert die Nutzungsbedingungen des "Sync & Share"-Dienstes sowie die hierzu gehörenden Einsatzszenarien. Hier erfahren Sie wie und auf welche Weise Sie diesen Dienst verwenden können. Eine kurze Übersicht der anderen Kapitel finden Sie hier.

Nutzungsarten

Für den Einsatz des "Sync & Share"-Dienstes existieren verschiedene Nutzungsarten, die im Folgenden kurz aufgelistet und erläutert werden:

Ein persönliches Laufwerk

Mitarbeitende der Hochschule haben bereits vorkonfiguriert einen persönlichen Bereich auf "Sync & Share", den Sie jederzeit nutzen können. Die Zugangsdaten sind dabei immer der Benutzerzugang der Hochschule (IDM). Im Rahmen dieses persönlichen Bereichs besteht die Möglichkeit dortige Ressourcen (Ordner und/oder Dateien) mit anderen zu teilen (lesen & schreiben). Andere können dabei wie auch von anderen Cloud-Diensten bekannt neben Mitarbeitenden und Studierenden der Hochschule Ostwestfalen-Lippe auch Externe Personen (Projektmitglieder, Bekannte, etc.) sein.

Ein Antrag oder eine Aktivierung durch S(kim) ist hier nicht erforderlich. Sie können direkt im Kapitel Webschnittstelle weiterlesen.

Freigegebene Ressourcen

Über für Sie durch Andere freigegebene Ressourcen (Dateien und/oder Ordner) werden Sie via E-Mail informiert. Mitarbeitende der Hochschule können sich für den freigegebenen Zugriff direkt mit Ihrem Benutzerzugang der Hochschule (IDM) anmelden. Externe Personen (Projektmitglieder, Bekannte, etc.) müssen sich zuvor aus der Benachrichtigungs-E-Mail heraus selbst registrieren (Name, Vorname, Passwort). Nach dieser Selbstregistrierung kann sich der externe Nutzer mit der dazugehörigen E-Mail als Username und dem selbst vergebenen Passwort am "Sync & Share"-Dienst anmelden und die dort freigegebenen Ressourcen einsehen und/oder bearbeiten.

Ein zusätzlicher Antrag oder eine Aktivierung durch S(kim) über die Selbstregistrierung hinaus ist hier nicht erforderlich. Sie können direkt im Kapitel Webschnittstelle weiterlesen.

Netzwerkordner

Gemeinsame Ressourcen auf dem "Sync & Share"-Dienst lassen sich im Selfservice (IDM) beantragen. Auf diese Weise lassen sich Dateien für Projekt-, Gruppen- und Team-Arbeiten zentral für alle erreichbar komfortabel ablegen und bearbeiten. Besonders geeignet sind diese "Netzwerkordner" für Hochschulprojekte, studentische Projekt-/Gruppenarbeiten oder aber auch für Forschungsgruppen. Mitglieder solcher "Netzwerkordner" können dabei Mitarbeitende und Studierende der Hochschule Ostwestfalen-Lippe aber auch Externe Projekt-/Forschungspartner sein.

Achtung: Die Beantragung eines "Netzwerkordners" ist aktuell ausschließlich für Mitarbeitende (Keine Studierenden) der Hochschule möglich. Natürlich können von dem Abtragsteller auch Studierende und Externe als Nutzer dieses "Netzwerkordners" hinzugefügt werden.

Ausblick: An einer Erweiterung der Antragstellung auch für Studierende wird aktuell gearbeitet.

Antrag eines Netzwerkordners

Die folgende Bilderreihe begleitet Sie Schritt für Schritt durch das Antragsformular im Selfservice (IDM):

Anmeldung: Rufen Sie im Webbrowser den URL https://idm.hs-owl.de/ auf und melden Sie sich mit Ihrem Benutzerzugang (IDM) der Hochschule an.
Abbildung 1 – Anmeldung am Selfservice (IDM)
Ressource anfordern: Nach der erfolgreichen Anmeldung wählen Sie den Bereich "Zugriff/Ressource anfordern" aus.
Abbildung 2 - Ressource anfordern
Aktionsauswahl: In dem darauffolgenden Menü wählen Sie den Bereich "File Zugriff beantragen" aus.
Abbildung 3 – Auswahl des Bereichs "File Zugriff beantragen".
Formular: Tragen Sie unter "Grund für die Anforderung" Ihre Absicht ein (Bsp.: "Gruppenlaufwerke für ein Praktikum") und tragen Sie unter "Ordnerliste" durch ein Click auf das Plus-Symbol den Projektnamen Ihres Netzwerkordners ein.
Abbildung 4 - Das Antragsformular ausfüllen
Kontrolle: Durch einen Klick auf das Feld "Ordnerliste" können Sie bei mehreren Netzlaufwerken kontrollieren ob Sie alle korrekt eingetragen haben.
Abbildung 5 - Kontrolle der Netzwerkordner
Absenden: Durch einen Click auf "Senden" beantragen Sie die Bereitstellung Ihrer Netzlaufwerke. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung mit dem zusätzlichen Hinweis, dass Sie den Status dieses Antrags im Dashboard des Selfservice mitverfolgen können.
Abbildung 6 - Empfangsbestätigung

Ausführliche Textanleitung

  1. Anmeldung: Rufen Sie im Webbrowser den URL https://idm.hs-owl.de/ auf und melden Sie sich mit Ihrem Benutzerzugang (IDM) der Hochschule an.
  2. Ressource anfordern: Nach der erfolgreichen Anmeldung wählen Sie den Bereich "Zugriff/Ressource anfordern" aus.
  3. Aktionsauswahl: In dem darauffolgenden Menü wählen Sie den Bereich "File Zugriff beantragen" aus.
  4. Formular: Tragen Sie unter "Grund für die Anforderung" Ihre Absicht ein (Bsp.: "Gruppenlaufwerke für ein Praktikum") und tragen Sie unter "Ordnerliste" durch ein Click auf das Plus-Symbol den Projektnamen Ihres Netzwerkordners ein. Je nach Bedarf können Sie hier auch mehrere Netzwerkordner bspw. für Praktikumsgruppen oder ähnlich beantragen (Bsp.: "SoSe2018-Messtechnik-Gruppe1", "SoSe2018-Messtechnik-Gruppe2", "SoSe2018-Messtechnik-Gruppe3",...).
  5. Kontrolle: Durch einen Klick auf das Feld "Ordnerliste" können Sie bei mehreren Netzlaufwerken kontrollieren ob Sie alle korrekt eingetragen haben.
  6. Absenden: Durch einen Click auf "Senden" beantragen Sie die Bereitstellung Ihrer Netzlaufwerke. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung mit dem zusätzlichen Hinweis, dass Sie den Status dieses Antrags im Dashboard des Selfservice mitverfolgen können. Anschließend werden Sie wieder zur Aktionsauswahl weitergeleitet.
  7. Bereitstellung: S(kim) prüft Ihren Antrag und schaltet die von Ihnen angegebenen Netzwerkordner in 1-2 Werktagen Ihrem "Sync & Share"-Dienst dazu und informiert Sie darüber in Form einer E-Mail.

Wie Sie nach der Bereitstellung Ihrer "Sync & Share"-Netzwerkordner weiter vorgehen finden Sie in unserem folgenden Kapitel Webschnittstelle.