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Hochschule Ostwestfalen-Lippe

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Meine Dateien - Der persönliche Bereich

Im Bereich "Meine Dateien" finden alle Mitarbeitenden der Hochschule wie bereits im Kapitel 1 Antrag – Nutzungsarten – Ein persönliches Laufwerk erwähnt ihren persönlichen Bereich als Speicherort für Ordner und Dateien.

Achtung: Studierende und Externe haben auf diesen Bereich sowohl in der Webschnittstelle als auch in den später beschriebenen Client-Anwendungen (Windows, Apple, etc.) keinen Zugriff.

Die folgenden Punkte erläutern die gängigen Aktionen um die hier liegenden Ordner und Dateien zu bearbeiten und ggf. mit anderen zu teilen:

Inhalte, hochladen, erstellen, freigeben, etc.

Zum Bearbeiten von Inhalten finden Sie im Haupt-/Inhaltsbereich oben eine Knopf-/Button-Leiste, die die gängigen Operationen in einem Dateiverzeichnis bereitstellt. Zusätzlich können Sie über die vor den Inhalten platzierten Checkboxen auswählen, welche Inhalte bearbeitet werden sollen.

Dateien und Ordner: Erstellen, hochladen, kopieren, verschieben, löschen, teilen,.
Dateien und Ordner: Erstellen, hochladen, kopieren, verschieben, löschen, teilen,.
  • Neuer Ordner: Ein neuer Ordner wird über den Button "Neuer Ordner ..." erstellt. Hierfür ist kein Setzen einer Checkbox notwendig.
  • Freigeben: Zuvor markierte Inhalte (Checkbox) lassen sich mit dem Knopf "Freigeben" anderen Beteiligten zur Verfügung stellen. Hierfür existieren zwei Möglichkeiten, die im folgenden Kapitel detaillierter erläutert werden.
  • Löschen: Dateien und/oder Ordner lassen sich über den Knopf "Löschen" wieder entfernen. Achtung: Es gibt keinen Papierkorb!
  • Inhalte hochladen: Dateien werden über den Knopf "Dateien hinzufügen ..." vom lokalen Rechner in den aktuellen Ordner hochgeladen. Hierfür ist kein Setzen einer Checkbox notwendig.
  • Freigaben aufheben: Bestehende Freigaben lassen sich durch das Markieren dieser (Checkbox) und einem Click auf den Knopf "Freigabe aufheben" abstellen, sodass keine Freigabe mehr besteht.

Der Knopf Weitere bietet zusätzliche Funktionalitäten wie:

  • Kopieren: Kopieren von markierten Inhalten (Checkbox)
  • Verschieben: Verschieben von markierten Inhalten (Checkbox)
  • ZIP-Datei herunterladen: Markierte Inhalte als ZIP-Datei herunterladen. Durch die Datenkompression wird bei größeren Downloads die Übertragungszeit deutlich reduziert.
  • Als gelesen markieren: Die Markierung gelesen setzen.
  • Als ungelesen markieren: Die Markierung gelesen entfernen.
  • Abonnieren: Die Markierten Inhalte abonnieren und auf diese Weise über Änderungen und Modifikationen via E-Mail benachrichtigt werden.

Datein und Ordner freigeben

Markierte Inhalte (Checkbox) lassen sich über den Knopf Freigeben anderen Beteiligten zur Verfügung stellen. In dem dann erscheinenden Dialog gibt es drei Wege/Möglichkeiten etwas freizugeben:

  1. Freigeben (Vorteil: Gut skalierbar): Im erscheinenden Popupfenster die gewünschten Personen (hochschulintern) eintragen. Hierfür steht eine Autovervollständigung zur Verfügung, sodass Sie einfach beginnen müssen den Vor- oder Nachnamen einzugeben. Alternativ können Sie auch die E-Mailadresse eingeben. Für externe Freigaben geben Sie einfach die bekannte E-Mailadresse ein. Nach der Eingabe aller Personen, haben Sie die Möglichkeit die Zugriffsrechte (Betrachter: lesen, Bearbeiter: lesen/schreiben, Mitwirkender: In Ordnern arbeiten), das Ablaufdatum (Nie, Am, Nach) der Freigabe und ggf. eine persönliche Notiz (Hinweis) zu verfassen. Mit dem darauffolgenden Versenden der Freigabe erhalten alle Adressaten eine E-Mailbenachrichtigung und eine darin enthaltene Erläuterung wie sie auf die Freigabe zugreifen können.
  2. Link kopieren (Vorteil: Vielseitig): Ein Link als Verweis zu der freigegebenen Ressource generiert einen öffentlichen Link, den jeder der diesen Link kennt aufrufen darf. Diesen Link können Sie auf einer Webseite publizieren oder in einer E-Mail oder einer anderen Nachricht kopieren.
  3. Link mit Filr per E-Mail senden (Sehr schnell): ...Über diesen Dialog versenden Sie die Freigabe direkt aus dem "Sync & Share"-Dienst heraus via E-Mail an die Adressaten. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit eine persönliche Nachricht beizufügen.

Zum Verständnis: Unter Punkt (1) Freigegeben freigegebene Ressourcen finden die Zielpersonen (Adressaten) im Bereich „Für mich freigegeben“ auf der Webschnittstelle und in allen Clients wieder.

Hinweis: Externe Teilnehmer können sowohl das Webschnittstelle als auch die Clients benutzen, jedoch gelten für die externen Teilnehmer Einschränkungen.

Das erweiterte Menü

Durch ein Click auf den nach unten zeigenden Pfeil rechts neben einem Inhalt/einer Ressource (Datei/Ordner) öffnet sich ein erweitertes Menü/Kontextmenü (siehe Abbildung). Die dortigen Funktionen werden im Folgenden kurz erläutert:

  • Datei freigeben / Ordner freigeben: siehe oben 1. Freigeben
  • Datei / Ordner als ZIP-Datei herunterladen: siehe oben
  • HTML anzeigen: Es wird eine Vorschauansicht der Datei generiert und direkt im Browser dargestellt. Sie benötigen somit keine installierten Anzeigeprogramme und ein Download der Datei ist nicht erforderlich. Diese Funktion steht nur für bestimmte Dateitypen zur Verfügung (Bsp.: PDF sowie diverse "MS Office"-Dateiformate).
  • Zugriffberechtigte Anzeigen: Zeigt eine Liste von Personen an, für die Sie das Element freigeben haben und Zugriffsberechtigte können Benutzer oder Gruppen anzeigen.
  • Abonnieren: siehe oben
  • Details anzeigen: Diese Funktion zeigt Einzelheiten zur Datei an oder liefert eine Vorschau der Datei. Über die Funktion "Details anzeigen" haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, die Datei kollaborativ zu bearbeiten.

Achtung: Bitte beachten Sie, dass das Kontextmenü nicht immer gleich aussieht, die Auswahl der Optionen hängt vom Dateityp ab bzw. davon, ob es sich um eine Datei oder einen Ordner handelt.