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Hochschule Ostwestfalen-Lippe

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Sync & Share

Einsatz im Explorer von MS Windows

Neben dem Starten des "Sync & Share"-Dienstes über das Programm "Filr" finden Sie im Tasktray ein Icon, welches Ihnen ebenfalls einen Zugang zu Ihren "Sync & Share"-Dateien liefert. Dabei unterscheidet sich das Menü-Icon abhängig von Ihrem Verbindungszustand. Also ob Sie Online (Mit "Sync & Share" verbunden) oder eben Offline (Von "Sync & Share" getrennt) sind.

Das Tasktray-Icon von "Sync & Share" im Offline-Modus
Das Tasktray-Icon von "Sync & Share" im Offline-Modus

In der Ausgangssituation ist das dortige Icon mit einem schwarzen Kreuz (Nicht verbunden) versehen.

Das Tasktray-Menü von "Sync & Share"
Das Tasktray-Menü von "Sync & Share"

Nach der Anmeldung verändert sich das Tasktray-Icon (Kein schwarzes Kreuz mehr):

Das Tasktray-Icon von "Sync & Share" im Online-Modus
Das Tasktray-Icon von "Sync & Share" im Online-Modus

Zusätzlich wird das Tasktray-Menü um die Einstellung "Jetzt synchronisieren" erweitert. Angemeldet können Sie damit also jederzeit Ihre lokalen Daten mit Ihren Daten auf dem "Sync & Share" synchronisieren.

Das Tasktray-Menü im angemeldeten Zustand
Das Tasktray-Menü im angemeldeten Zustand

Durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf das Icon im Tasktray ergeben sich verschiedene Möglichkeiten die im Folgenden kurz erläutert werden:

Letzte Synchronisierung

Hier finden Sie den Zeitpunkt wann Sie Ihre lokalen Daten mit den Onlinedaten das letzte Mal synchronisiert haben. Sollte gerade eine Synchronisierung laufen, steht hier der Text "Wird synchronisiert ...".

Filr-Ordner öffnen

Über diesen Eintrag öffnen Sie Ihren lokal vorliegenden "Sync & Share"-Ordner genannt "Filr", welcher wie bereits im Kapitel Webschnittstelle beschrieben Unterordner "Für mich freigegeben", "Meine Dateien", "Netzwerkordner" und "Von mir freigegeben" enthält. In diesen Ordnern finden Sie Ihre persönlichen Dateien und können diese unabhängig davon ob Sie Online oder Offline sind bearbeiten.

Gut zu wissen: Neben diesem Menüeintrag als Zugang zu Ihrem "Sync & Share"-Ordner finden Sie diesen Ordner an den folgenden Stellen:

  • Bei den Programmen: Micro Focus Filr
  • Links im MS Windows Explorer unter Favoriten: Filr
  • Im Verzeichnis: C:\Program Files\Novell\Filr\

Filr-Konsole öffnen

Mit der Filr-Konsole erhalten Sie Zugriff auf Ihre persönlichen Einstellungsmöglichkeiten rund um "Sync & Share". Hier können Sie unter ...

  • ... Konto Ihre persönlichen Daten bearbeiten, was identisch mit dem Bereich "Persönliche Einstellungen" in der Webschnittstelle ist. Ein dortiger Verweis "Vollständiges Profil in Filr anzeigen" führt direkt zu diesen Einstellungen in der Webschnittstelle.
  • ... Allgemein entscheiden Sie ob der Dienst mit Ihrer Anmeldung an MS Windows gestartet werden soll.
  • ... Speicher festlegen wo Ihr lokaler "Filr"-Ordner im Dateisystem abgelegt werden soll. Die dortige Standardeinstellung ist wie bereits oben erwähnt in Ihrem Userverzeichnis: C:\Users\Username\Filr.
  • ... Anwendungen einsehen, welche lokalen Programme nicht auf Inhalte von "Sync & Share" zugreifen dürfen.
  • Zusätzlich finden Sie in den letzten drei Menüpunkten der Filr-Konsole Zahlen und Einschätzungen über den Zustand Ihrer "Sync & Share"-Dateien und -Aktionen: "Ausstehende Änderungen", "Kürzlich ausgeführte Aktivität", "Systemwarnmeldungen"
Die Filr-Konsole
Die Filr-Konsole

Besuchen Sie Filr im Internet

Mit diesem Menüeintrag können Sie direkt in die Webschnittstelle von "Sync & Share" wechseln. Dieser Menüeintrag liegt nur vor, wenn Sie in Ihrer Clients-Software angemeldet sind.

Jetzt synchronisieren

Mit diesem Menüeintrag können Sie den lokalen Zustand Ihrer Daten mit dem Online-Zustand synchronisieren. Wie bereits weiter oben erwähnt zeigt der erste Menüeintrag immer den Stand der letzten Synchronisation an, was Ihnen Orientierung über die Differenz der lokalen und online-liegenden Daten liefert. Haben Sie also bspw. länger Offline an lokalen Dateien gearbeitet, oder haben Sie lokal neue Inhalte hinzugefügt, übertragen Sie diesen Zustand mit einer Synchronisation auf die Online-Daten.

Natürlich geschieht eine Synchronisation auch umgekehrt, wenn Ihre online vorliegenden Daten aktueller sind oder zwischenzeitlich modifiziert wurden.

Während einer Synchronisation, die je nach Datenmenge und Anbindung (Achtung DSL-Uploads sind häufig sehr langsam) auch mal länger dauern kann, heißt dieser Menüeintrag "Synchronisierung abbrechen". Sie haben also während der Synchronisation die Möglichkeit die zu beenden.

Anmelden/Abmelden

Über diesen Menüeintrag können Sie sich an- (online) oder abmelden (offline). Im Falle einer Anmeldung erscheint der bereits bekannte Anmeldedialog, es sei denn Sie haben in diesem die Checkbox "Passwort merken" gesetzt.

Anmeldung am "Sync & Share" unter MS Windows
Anmeldung am "Sync & Share" unter MS Windows

Info zu Hochschule OWL Filr

Dieser Menüeintrag zeigt lediglich das für den "Sync & Share"-Dienst verwendete Logo der Hochschule Ostwestfalen-Lippe an:

Das Hochschul-Logo von "Sync & Share"
Das Hochschul-Logo von "Sync & Share"

Hilfe

Über den Menüeintrag Hilfe gelangen Sie direkt zu der Herstellereigenen Dokumentation für den "Sync & Share"-Dienst "Micro Focus Filr" im Internet als Alternative zu dieser Dokumentation: www.novell.com/documentation/filr-3/filr-desktop/data/bookinfo.html

Weitere Funktionen im Datei-Explorer von MS Windows

Innerhalb des lokalen "Sync & Share"-Ordners "Filr" erhalten Sie für dortige Dateien und Ordner über das Kontextmenü (rechte Maustaste bzw. Sekundärklick) weitere nützliche Funktionen, die bereits im Kapitel Webschnittstelle im dortigen Unterkapitel Meine Dateien vorgestellt werden.

Zusätzliche Funktionen im Kontextmenü
Zusätzliche Funktionen im Kontextmenü

Auch hier erhalten Sie je nach markiertem Inhalt (Ordner oder Datei(en)) unterschiedliche Menüeinträge:

  • Freigeben – Über diesen Punkt erhalten Sie auch in der Client-Software die Möglichkeit eigene Ressourcen (Dateien und/oder Ordner) für andere Personen freizugeben. Andere Personen können dabei Mitarbeitende, Studierende oder Externe sein. Die genaue Vorgehensweise deckt sich nahezu mit der bereits im Kapitel Webschnittstelle im dortigen Unterkapitel Meine Dateien vorgestellten.
  • Kommentieren – Über diesen Punkt können Sie einzelne Dateien und Ordner gezielt mit Kommentaren versehen und sich auf diese Weise mit anderen Personen die vielleicht ebenfalls diese Inhalte bearbeiten austauschen.
  • Offline verfügbar machen – Über diese Einstellung bestimmen Sie welche der vorhandene "Sync & Share"-Inhalte wirklich lokal auf Ihrem Rechner abgelegt werden soll. Ein wichtiger Punkt besonders bei großen Mengen an Daten und limitiertem lokalen Platz.
  • Nur Online verfügbar machen ... – Mit dieser Funktion können Sie bearbeitete oder einfach lokal nicht mehr notwendig Inhalte zurück auf den "Sync & Share"-Dienst (Online) verschieben. Ebenfalls ein wichtiger Punkt bei großen Mengen an Daten und limitiertem lokalen Platz aber auch aus Gründen der Übersicht.
  • Filr-Informationen abrufen – Über diese Einstellung erhalten Sie eine Übersicht über den Status der Datei oder des Ordners: Wann angelegt? An wen freigegeben? Wann gesperrt? etc.
  • Dateilink abrufen ... – Auch innerhalb der Clients-Software können Sie mit dieser Einstellung einen Link, wenn notwendig auch mit Ablaufdatum für den Zugriff auf eine Datei oder einen Ordner, erzeugen. Diesen Link können Sie dann über ein Medium Ihrer Wahl als Freigabe verwenden (E-Mail, Webseite, etc.). Siehe auch Kapitel Webschnittstelle im dortigen Unterkapitel Meine Dateien.
  • Jetzt synchronisieren – Im Gegensatz zu der bereits beschriebenen Möglichkeit der Synchronisation über die Menüleiste von MS Windows können Sie über diesen Menüeintrag gezielt einzelne Dokumente synchronisieren.

Durch gewohnte Dateioperationen im MS Windows Explorer wie kopieren, ausschneiden und einfügen können Sie jetzt auch Dateien und Ordner auf Ihr "Sync & Share"-Laufwerk bewegen/ablegen. Auf diese Weise erhalten Sie Zugriff von unterschiedlichen Rechnern und zusätzlich von der Webschnittstelle.